De 10 valkuilen op weg naar digitaal werken

Digitaal werken invoeren is best een lastige klus. Je hebt te maken met veel verschillende spelers: eindgebruiker, ICT- leverancier en –beheer, medewerker documentaire informatie, procesverantwoordelijke, management en politiek. Je probeert ICT, organisatie en processen op één lijn te krijgen. En daarbij liggen vele valkuilen op de loer. Hieronder beschrijven wij er 10.

Valkuil 1: Starten onder tijdsdruk

Bij de invoering van digitaal werken is er altijd tijdsdruk. Het besluit heeft te lang geduurd of de klant wil nu echt een digitaal werken omgeving. Laat je hier niet door afleiden en zorg dat je de invoering van digitaal werken goed voorbereid. Als je eerst alles goed neerzet en uittest, kun je daarna weer heel veel ‘tijd goedmaken’ doordat je sneller kunt invoeren.

Valkuil 2: specifiek vóór generiek

Vaak is er één klant die ‘echt heel erg veel behoefte heeft aan een omgeving om digitaal te kunnen samenwerken’. Dat is natuurlijk heel prettig, want als je geen behoeftige klant hebt, wordt de invoering best lastig. Maar…. De klant mag best meedenken, maar zorg er wel voor dat wat er functioneel bedacht wordt, generiek toepasbaar is voor de hele organisatie. Desnoods is de eerste klant iets minder blij, maar kunnen volgende klanten ook snel aansluiten. Uiteindelijk is dat ook in het belang van de eerste klant: die wil immers ook dat de oplossing voor meerdere klanten wordt ingezet, waardoor hij verzekerd is dat in de toekomst de oplossing ook nog gebruikt gaat worden.

Valkuil 3: Starten voordat het technisch platform klaar is

Hoe graag je ook wilt starten met de invoering van digitaal werken, wacht altijd tot het technisch platform er klaar voor is. Als je dat namelijk niet doet, zul je functionaliteiten ontwikkelen op een platform dat nog in beweging is en zul je signalen krijgen als ‘dat kan niet op het platform’, ‘o, nee, nu kan het wel’. Bereid de functionele eisen alvast voor, maar implementeer ze pas als het platform gereed is.

Valkuil 4: Rol van de stuurgroep onduidelijk

Zorg er voor dat de rol van de Stuurgroep 100% duidelijk is. Er zijn hier 2 potentiële problemen: de stuurgroep bepaalt de richting van het project zonder te snappen wat het effect op de organisatie en de manier van werken is. Daarmee wordt het project teveel als een ICT implementatie gezien. Of de stuurgroep is überhaupt niet in de positie om echt te sturen en daar waar nodig een knoop door te hakken. Gevolg is dat het project zal gaan zwabberen en suboptimale keuzes zal gaan maken.

Valkuil 5: Gebrek aan inhoudelijke expertise bij het scrummen

Als je de inrichting van je digitaal werken omgeving met scrum wilt bepalen, moet je er voor zorgen dat er inhoudelijke expertise in het scrumteam zit. Het scrummen gaat snel en voor je het weet heb je beslissingen genomen waar je later spijt van krijgt. Zorg dus dat er iemand in je team zit, die alles weet over de inhoud én de organisatie. En liefst is deze persoonlijk een onafhankelijk iemand, dus niet een medewerker van de ICT-leverancier.

Valkuil 6: Overdracht naar beheer als een verplicht nummer

Overdracht naar beheer is meestal niet het leukste onderdeel van je project. Toch is het van belang dat dit goed gebeurt. Zorg voor een goede inhoudelijke overdracht. En zeg tegen de beheerder dat hij de over te dragen stukken echt goed bestudeerd. Dit is hét moment om te zorgen dat ook de komende jaren goed met je digitale omgeving wordt omgegaan.

Valkuil 7: Ontbreken van een PSA

Een veel voorkomende valkuil, is het niet opstellen van een Project Start Architectuur. Natuurlijk hoor je dat wel te doen, maar omwille van tijd of ontbreken van capaciteit wordt dit nogal eens vooruitgeschoven. De PSA maakt duidelijk hoe jouw digitaal werken oplossing past binnen de totale architectuur en bepaalt ook de kaders waarbinnen je gaat opereren. Dat maakt het eenvoudiger om bepaalde beslissingen te nemen. Dus doen, die PSA!

Valkuil 8: Te vroeg communiceren naar eindgebruikers

Zodra je gestart bent, zal je opdrachtgever van je verlangen dat je gaat communiceren over het project. Toch is dat niet altijd slim, zeker niet naar eindgebruikers. Zij moeten namelijk vaak nog behoorlijk lang wachten op een echte implementatie. Je boodschap is dan ook niet populair: “u bent over 9 maanden aan de beurt”. Houd je opdrachtgever op de hoogte over het moment waarop je wilt gaan communiceren. Maar doe dat vooral niet direct bij de start.

Valkuil 9: Te laat communiceren naar eindgebruikers

Natuurlijk kun je ook te laat communiceren naar je eindgebruikers: opeens gaan zij over op digitaal werken, echt een andere manier van werken. Zij moeten wel de tijd krijgen om zich mentaal voor te bereiden op de overgang naar deze digitalere manier van werken. Betrek je eindgebruikers zodra je ze feitelijk iets kunt laten zien én je weet wanneer zij daadwerkelijk aan de beurt zijn.

Valkuil 10: doorwerken totdat de oplossing 100% is

Uiteraard wil je zo goed mogelijk werk afleveren. Toch is het niet handig om door te gaan met ontwikkelen van functionaliteiten tot je op 100% zit. Slimmer is om de eindgebruiker bij een beperkt ingerichte omgeving mee te laten kijken. Liefst bouw je je concept basisinrichting echt op en laat je de eindgebruiker hier zijn commentaar op geven. Wat werkt er wel, wat niet, wat is onduidelijk en waar moet extra aandacht aan besteed worden? In een proeftuin kun je dit allemaal nagaan. Het levert je sneller een 100% oplossing op en bovendien krijg je ook nog een hogere gebruikersacceptatie.

Contact